Remont biura - praktyczny poradnik dla firm

Sprawna organizacja remontu

Podejmując decyzje o przeprowadzeniu remontu biura, bardzo ważna staje się sprawna organizacja całego przedsięwzięcia. Umożliwi to zapewnienie ciągłości prowadzonej działalności gospodarczej oraz na uniknięcie niepotrzebnych strat wynikających z przestojów. Dlatego w zależności od skali remontu, może okazać się, że konieczne będzie tymczasowe przeniesienie działalności do innego lokalu. Gdy tak się stanie, należy upewnić się, że w przypadku, gdy prace remontowe ulegną nieplanowemu przedłużeniu, będzie opcja przedłużenia pobytu w zastępczym lokum. Lepiej przewidzieć taki scenariusz wcześniej, niż potem stawać w niekomfortowej i stresującej sytuacji.

W trakcie gdy firma budowlana będzie realizować swoje usługi w założonym zakresie, korzystanie z pomieszczeń biurowych będzie niemożliwe. Dlatego dobrym pomysłem jest zadbanie, aby remont biura przebiegł możliwie najszybciej i bez niepotrzebnych niespodzianek. Przede wszystkim zaleca się skorzystać z usług doświadczonej firmy budowlanej, która ma na swoim koncie wiele realizacji. Wybór przypadkowych fachowców może niepotrzebnie wydłużyć czas remontu i nie zagwarantować uzyskania pożądanego efektu.

Remont pomieszczeń biurowych firmy, to także dobry czas, aby wysłać wymagające tego sprzęty biurowe do serwisu w celu naprawy lub dokonania przeglądu. Ich brak i tak nie zostanie odczuty przez okres remontu.

Dlaczego biuro powinno mieć profesjonalny wygląd?

Nasze biuro stanowi miejsce, z którego przeprowadzane są wszystkie operacje biznesowe. Planując prace remontowe i nowy wystrój, bardzo dobrze jest skorzystać z usług projektanta wnętrz. W przypadku prowadzenia biznesu, odpowiednia aranżacja pomieszczeń ma szczególnie duże znaczenie. Wpływa ona na lepsze samopoczucie pracowników. To natomiast ma niemałe oddziaływanie na ich wydajność oraz atmosferę pracy. 

Firma dzięki zaplanowaniu na nowo przestrzeni biurowej, może efektywniej zagospodarować dostępne miejsce, podnieść jej ergonomię, a także atrakcyjność wizualną. Dobrze wyglądające i wyposażone biuro będzie pomocne w przekonaniu uzdolnionych specjalistów, aby zatrudnili się w naszej firmie. Ponadto pracownicy przebywający w nowoczesnym otoczeniu, w większym stopniu identyfikują się z pracodawcą, a ich morale i motywacja ulegają podwyższeniu.

Jeśli idzie o kontakt z partnerami biznesowymi oraz klientów, niebagatelny wpływ na jakość wzajemnych kontaktów ma wystrój biura. Tutaj niezmierne istotne jest, aby uzyskać profesjonalny efekt. Niestarannie przeprowadzone remonty biur mogą sprawić, że u niektórych potencjalnych kontrahentów może zapalić się lampka ostrzegawcza, że niekonieczne nasza firma ceni sobie najwyższą jakość i jest rzetelna. Nikt nie chcę usłyszeć słów, że "państwa firma nie spełnia naszych standardów jakości, nie możemy nawiązać współpracy".

To jak zaplanowane jest nasze biuro ma znaczenie sprzedażowe. Stworzenie prawidłowo zaaranżowanych, stylowych pomieszczeń biurowych, może realnie pomóc w pozyskaniu klientów z segmentu premium.

Remont biura - na co zwrócić uwagę?

Powody podjęcia decyzji o przeprowadzeniu remontu mogą być różne. Może to być chęć unowocześnienia lub zmiany wystroju, jego odświeżenia i poprawienia istniejących mankamentów. Remonty biur bywają także przeprowadzane, gdy firma wprowadza się do nowego lokalu, chcąc dostosować go do swoich potrzeb. Rzadziej przyczyną jest jakieś wydarzenie losowe, jak zalanie lub pożar.

Planując na nowo przestrzeń firmową, warto postarać się, aby była ona spójna z posiadaną strategią identyfikacji wizualnej. Powinno odwoływać się do kolorów, kształtów i skojarzeń, które będą jednoznacznie nawiązywać do wizerunku firmy. W zależności do branży, warto także rozważyć wdrożenie elementów związanych z np. ekologią. Aranżacja pomieszczeń biurowych powinna być nakierowana na grupę docelową, na to co jej się podoba, co może wyróżnić firmę na tle konkurencji i nakłonić partnerów do wybrania właśnie nas. Jak widać, w takim ujęciu remonty biur stanowią działanie, które będzie służyć także jako element strategii marketingowej przedsiębiorstwa.

Czasem forma własności lokalu biurowego może ograniczać możliwy do przeprowadzenia zakres prac budowlanych. Pomieszczenia własnościowe nakładają na przedsiębiorcę właściwie jedynie ograniczenia typowo architektoniczne. Natomiast lokale wynajmowane narzucają konieczność przestrzegania zapisów umowy najmu, ograniczeń jakie nakłada państwo (wszystkie prace wymagają zgody najemcy), a nierzadko także różnych regulaminów. W wielu przypadkach uniemożliwiają one przeprowadzenie poważniejszych zmian w wyglądzie biura. Zakres prac związanych z remontem pomieszczeń biurowych będzie wtedy raczej skromny, a nasze możliwości ograniczone.

Na co uważać podpisując umowę z firmą remontową?

W pierwszej kolejności powinno się przeprowadzić badania rynku, mające na celu wybór najlepszej oferty. Wiele firm remontowych może zaoferować darmową wycenę oraz podzielić się wartościowymi opiniami dotyczącymi planowanego zakresu prac.

Należy pamiętać, aby zawrzeć w umowie kary dla wykonawcy za przekroczenie terminu ukończenia remontu. Stanowi to dobrą motywację dla niego, aby ukończył remont w zaplanowanym czasie. Dla przedsiębiorcy będzie to natomiast rekompensata za ewentualne opóźnienie i wynikające z niego straty. Dodatkowo należy precyzyjnie określić z czego wykonawca będzie rozliczony, jakich materiałów i technik budowlanych ma użyć itd. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że do remontu pomieszczeń użyto odpowiednich środków. Korzystanie z gorszej jakości materiałów możne niekorzystnie wpłynąć na trwałość i jakość remontowanych powierzchni.

Remonty biur nie zawsze przebiegają w zgodzie z planem. Ważne jest, aby przed remontem lokalu dokonać starannej inwentaryzacji wszystkich pomieszczeń, instalacji i stanu budynku. Pozwoli to z wyprzedzeniem uwzględnić konieczność wymiany i modernizacji przestarzałych elementów. Zapobiegnie to (przynajmniej częściowo) pojawieniu się nieprzewidzianych wydatków i nadszarpywania budżetu. W niektórych przypadkach konieczny będzie kontakt z architektem.

Poszukiwanie idealnego wykonawcy - Warszawa

Poszukując solidnej firmy remontowej, warto w pierwszej kolejności wykorzystać swoje kontakty. Jeżeli dana ekipa cieszy się dobrymi opiniami i ma doświadczenie w remontach biur, warto skorzystać z jej usług. Nasze doświadczenie wskazuje, że korzystanie ze sprawdzonej i doświadczonej firmy wydaje się być najlepszym pomysłem.

Dobrą bazą danych jest także Internet. Przykładowo Warszawa stanowi lokalizację dla wielu firm, także międzynarodowych. W związku z tym, na jej terenie operuje duża liczba podmiotów świadczących usługi remontowe. Po wstępnej selekcji, gdy już uda się odnaleźć potencjalnie interesujących wykonawców, nie pozostaje nic innego, jak zadzwonić pod wskazany numer tel i złożyć zapytanie ofertowe.

Może to być mozolne zadanie, jednak dzięki temu możliwe będzie odnalezienie optymalnej cenowo oferty. Z pewnością podczas poszukiwań konieczne będzie odwiedzenie wielu witryn internetowych (i akceptowanie natarczywych polityk plików cookies).

Podczas rozmów z wykonawcą, należy ustalić jakie dokładnie usługi jest on w stanie wykonać samodzielnie oraz w jakim zakresie. Pozwoli to podjąć decyzję, czy jest potrzebne szukanie jeszcze innych podwykonawców. Dzięki temu łatwiej będzie zapobiec chaosowi podczas pracy ekipy budowlanej, w wypadku gdyby okazało się, że nie jest ona w stanie wykonać niektórych czynności remontowych.