DO WSZYSTKICH ZAINTERESOWANYCH:
Informacje dla osób fizycznych dotyczące ochrony danych osobowych w oparciu o rozporządzenie Parlamentu Europejskiego o ochronie danych osobowych
Prosimy o przekazanie tej informacji do obecnych i przyszłych osób reprezentujących Państwa spółkę, pełnomocników, prokurentów oraz osób wskazanych w umowach z nami jako „osoby do kontaktu”.
Niniejsza informacja zawiera podstawowe dane w jaki sposób przetwarzamy dane ww. osób, jakie ww. osoby mają prawa na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. Zgodnie z Rozporządzeniem nr 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych (dalej „RODO”), niniejszym informuję, że:
1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych i z kim mogę się skontaktować w tej sprawie
Administratorem danych osobowych jest:
DM Building sp. z o.o.(dalej: “Administrator” lub “Spółka”).
Z Administratorem można się skontaktować pod adresem:
ul. Juliusza Ordona 2A, 01-237Warszawa;
e-mail: biuro@dmcompany.pl
2. Jakie Pani/Pana dane posiadamy oraz z jakich źródeł
Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, które zgodnie z prawem otrzymaliśmy (w szczególności w celu wykonania zamówienia, umowy itd.) od Pani/Pan i/lub Państwa firmy jako naszego kontrahenta.
Przetwarzamy dane osobowe, które zgodnie z prawem otrzymaliśmy z publicznie dostępnych źródeł (np. rejestr przedsiębiorców, centralna ewidencja i informacja o działalności gospodarczej).
Dane osobowe, które uzyskaliśmy w kontaktach z Panem/Panią i/lub Państwa firmą to w szczególności:
imię i nazwisko/ adres/ inne dane kontaktowe jak np. numer telefonu, adres email, zdolność prawna, dane identyfikujące (np. numer dowodu osobistego) dane uwierzytelniające (np. wzór podpisu), NIP, PESEL.
3. Dlaczego przetwarzamy Pani/Pana dane (cel przetwarzania i podstawa prawna)
Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe zgodnie z RODO w celu:
a) zawarcia i wykonania umowy (art. 6 (1) b) RODO
Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest dokonywane w celu wykonania umowy z Panem/Panią i/lub Państwa firmą jako naszym kontrahentem. Cel przetwarzania zasadniczo zależy od specyfiki danej umowy z Panem/Panią i/lub Państwa firmą i może dotyczyć w szczególności: wymagań kontraktowych, analiz, porad, zarządzania aktywami, zakupu, sprzedaży, dostawy.
b) prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administrator (art. 6 (1) f) RODO
W razie potrzeby przetwarzamy dane wskazane powyżej, w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez osobę trzecią. Przykład:
– do celów archiwizacyjnych (dowodowych), w przypadkach, w których wymagane jest udowodnienie faktów, np. w przypadku ewentualnego sporu lub roszczeń;
d) wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 (1) c) RODO
Inne cele przetwarzania obejmują np. środki zwalczania nadużyć finansowych i przeciwdziałania praniu pieniędzy, spełnienie wymogów kontroli podatkowej i obowiązków sprawozdawczych, a także ocenę ryzyka i zarządzanie nim.
4. Kto otrzymuje Pani/Pana dane
Zamawiający, Przedstawiciel Zamawiającego, podmioty powiązane z nimi oraz ich przedstawiciele mają dostęp do Pani/Pana danych, które są im potrzebne do wykonywania zobowiązań umownych i ustawowych. Usługodawcy i pełnomocnicy zatrudnieni przez nas mogą również otrzymywać dane do tych celów, przestrzegając poufnych zobowiązań lub naszych udokumentowanych instrukcji w ramach RODO.
Jeśli chodzi o przekazywanie danych do odbiorców spoza grupy podmiotów wskazanych powyżej, możemy ujawnić informacje o Pani/Panu tylko, jeśli jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Adresatami danych osobowych mogą być na przykład:
- organy władzy publicznej o ile istnieją zobowiązania prawne do ujawnienia tych danych;
- procesorów, którym przekazujemy dane osobowe w celu realizacji relacji biznesowych z Państwa firmą. W szczególności: wsparcie / utrzymanie usług IT, archiwizacja przetwarzania dokumentów, kontrolowanie, niszczenie danych, zarządzanie przestrzenią, wycena nieruchomości, usługi audytorskie;
- podmioty świadczące Spółce usługi biurowe (w tym np. niszczenie dokumentów).
5. Czy Pani/Pana dane są przekazywane do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych
Pani/Pana dane nie są przekazywane do krajów z poza Unii Europejskiej czy Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tzw. „kraje trzecie”). Pani/Pana dane mogą być przekazane do krajów trzecich tylko jeżeli jest to wymagane prawnie (np. obowiązki sprawozdawcze w świetle prawa podatkowego).
6. Jak długo Pani/Pana dane będą przechowywane
Przetwarzamy i przechowujemy Pani/Pana dane tak długo jak długo jest to niezbędne do wykonania naszych zobowiązań umownych z Panem/Panią i/lub Pani/Pana firmą. Jeżeli Pani/Pana dane osobowe nie będą dłużej wymagane w celu wykonania łączących nas z Panem/Panią i/lub Pani/Pana firmą zobowiązań umownych oraz w celu wykonania naszych obowiązków prawnych, zostaną one usunięte chyba, że ich dalsze przetwarzanie (przez określony czas) jest niezbędne w następujących celach: wymaganego prawem przechowywania dokumentacji transakcyjnej – przy czym okresy przechowywania tych dokumentów wynoszą od 2 do 10 lat.
7. Jakie prawa Pani/Panu przysługują
Każda osoba, której dane osobowe przetwarzamy ma prawo: dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania (poprawiania, uzupełniania), ograniczenia ich przetwarzania lub usunięcia; do przenoszenia danych osobowych, których Pan/ Pani nam dostarczyła (tj. otrzymania danych w ustrukturyzowany powszechnie używany dający się odczytać sposób). Prawo dostępu oraz prawo do ich usunięcia są ograniczone na podstawie RODO. Ma Pan/ Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych, w przypadku gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
8. Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach ich niepodania
W ramach naszych relacji biznesowych Pani/Pana dane jako upoważnionych przedstawicieli firmy, oraz dane osób kontaktowych są niezbędne do realizacji naszych relacji biznesowych i realizacji związanych z nimi zobowiązań umownych.
W szczególności, przepisy dotyczące prania brudnych pieniędzy wymagają, abyśmy zweryfikowali Pani/Pana tożsamość przed nawiązaniem relacji biznesowych
Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały automatycznemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu związanemu z automatycznym podejmowaniem decyzji.